Politique de traitement des données personnelles

1. Qui traite vos données ?

Le responsable des traitements décrits ici est ETC Experts Trainers & Consultants Sàrl, Avenue de Tourbillon 37, 1950 Sion, Suisse, IDE CHE-249.904.814.

Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : admin@etc-groupe.ch. Vous pouvez également nous écrire à l’adresse postale ci-dessus.

Cette politique concerne le site ETC sur Odoo, les demandes reçues, les candidatures au réseau et la gestion de nos relations professionnelles. Un contrat, un dispositif de formation ou un mandat particulier peut être complété par une information spécifique. Le traitement de données pour le compte d’un client est encadré séparément.

2. Quelles données recueillons-nous ?

Nous recueillons les informations que vous nous communiquez et celles nécessaires au fonctionnement des services que vous utilisez.

• Contact et projet : nom, adresse e-mail, organisation et téléphone lorsqu’ils sont indiqués, objet de la demande, contexte, résultat souhaité, échéance et expert sollicité.
• Candidature : nom, coordonnées, CV ou lien LinkedIn, expérience, domaines d’expertise, missions recherchées, disponibilités et échanges utiles à l’examen du parcours.
• Relation professionnelle : interlocuteurs, devis, accords, prestations, documents de mandat, correspondance, facturation et informations nécessaires au suivi administratif.
• Navigation : informations techniques liées à la connexion, dont l’adresse IP, le navigateur, les pages demandées, les dates et les données nécessaires à la sécurité ; préférences enregistrées par le site et statistiques de fréquentation.

Les champs obligatoires des formulaires sont signalés. Les autres informations restent facultatives. Ne transmettez pas, par un formulaire public, de dossier patient, de données sensibles de personnel, de pièce d’identité ou d’informations confidentielles concernant des tiers. Nous conviendrons d’un cadre et d’un canal adaptés si ces informations sont nécessaires à une mission.

3. Pourquoi les utilisons-nous ?

• Comprendre votre demande, vous répondre et préparer un échange ou une offre.
• Organiser, réaliser et suivre les prestations convenues, ainsi que leur administration et leur facturation.
• Examiner une candidature, préparer les entretiens et définir les possibilités de collaboration.
• Assurer le fonctionnement et la sécurité du site, gérer les accès et comprendre sa fréquentation.
• Respecter nos obligations légales, tenir les pièces nécessaires et, le cas échéant, établir ou défendre des droits.

Les traitements sont limités à ces finalités et à ce qui est nécessaire dans le contexte concerné. Lorsque votre consentement est requis, il est demandé pour une utilisation précise. L’envoi d’une demande ou d’une candidature ne vous inscrit pas automatiquement à une newsletter et ne vaut pas consentement général à des usages publicitaires.

4. D’où viennent les informations ?

La plupart des données viennent de vous. Dans un mandat, elles peuvent également être fournies par votre organisation ou par les personnes chargées du projet. Nous pouvons consulter le profil professionnel dont vous nous transmettez le lien afin de préparer un échange.

Lorsqu’une information utile provient d’un tiers, nous prenons en compte son origine, sa pertinence et les restrictions de communication. Dans un recrutement, une prise de références auprès d’un employeur ou d’un autre contact est convenue avec vous au préalable.

5. Qui peut y accéder ?

L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour leur fonction : responsables d’ETC, personnes chargées de l’administration ou du recrutement et experts effectivement concernés par une prestation. Un expert ne reçoit que les informations utiles à son intervention.

Des prestataires techniques traitent certaines données pour fournir les outils d’hébergement, de messagerie et de gestion. Leurs rôles sont précisés ci-dessous. Des conseillers, partenaires administratifs ou autorités peuvent recevoir des données lorsque cela est nécessaire à une prestation convenue, à une obligation légale ou à la protection de droits.

Un dossier de candidature n’est pas publié sur le site. La présentation publique d’un expert, d’un portrait, d’un témoignage ou d’un cas client fait l’objet d’un accord adapté. Nous ne vendons pas vos coordonnées à des annonceurs.

6. Formation et certification avec oghma

Si votre demande concerne une formation ou une certification, nous pouvons examiner avec vous l’intervention de notre partenaire oghma. Les informations nécessaires lui sont communiquées dans le cadre convenu avec vous ; le partenariat ne donne pas lieu à une transmission générale des contacts ni des candidatures.

Lorsque vous vous inscrivez directement auprès d’oghma, celui-ci vous informe des traitements liés à la formation, à l’évaluation et à la certification dont il est responsable. Une éventuelle transmission de dossiers du personnel ou de résultats d’évaluation nécessite un cadre et une information spécifiques.

7. Odoo, Infomaniak et localisation

Odoo. Notre site, les demandes de contact et les candidatures sont gérés dans Odoo, en région d’hébergement Europe. Odoo indique utiliser, pour cette région, des serveurs de production en France et en Belgique et des sauvegardes en France, aux Pays-Bas et en Suède. Une sauvegarde au Canada peut encore concerner certains clients pendant la transition décrite par Odoo.

Des accès techniques limités par le personnel de filiales étrangères peuvent être nécessaires à la fourniture des services. Odoo indique les encadrer par des clauses contractuelles types. Les modalités de son infrastructure et de ses sous-traitants sont décrites dans la politique de confidentialité d’Odoo. La région Europe ne signifie donc pas que toute opération se déroule exclusivement dans cette région.

Infomaniak. ETC utilise Infomaniak pour sa messagerie professionnelle. Infomaniak indique héberger les données de son Service Mail et leurs sauvegardes dans ses centres de données en Suisse. Les accès nécessaires à la fourniture du service, notamment à l’assistance et à la sécurité, sont encadrés par ses engagements de confidentialité et de traitement des données.

Vous pouvez consulter les informations sur l’hébergement du Service Mail, la politique de confidentialité d’Infomaniak et son accord sur le traitement des données. Ces documents précisent notamment le recours à des sous-traitants techniques et les garanties applicables aux éventuelles communications à l’étranger.

Lorsqu’une communication vers un pays ne bénéficiant pas d’un niveau de protection reconnu adéquat est nécessaire, des garanties appropriées, notamment contractuelles, doivent l’encadrer, ou une exception légale doit s’appliquer. Vous pouvez nous demander des précisions sur les destinataires et les garanties pertinents pour votre dossier.

8. Candidatures et décisions de recrutement

Le formulaire de candidature crée un dossier dans le module Recrutement d’Odoo. Il est examiné par la personne responsable du recrutement et, si nécessaire, par les personnes associées à l’évaluation professionnelle. Les échanges et appréciations doivent rester pertinents pour les possibilités de collaboration.

Les décisions d’entretien, de collaboration ou de refus relèvent d’un examen humain. Le processus ne prévoit pas de décision d’engagement ou de refus reposant uniquement sur un traitement automatisé.

La réception d’un dossier ne vaut ni engagement ni garantie de mandat. Une conservation pour de futures possibilités de collaboration doit être distinguée du traitement de la candidature actuelle et faire l’objet d’un accord précisant sa durée.

9. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

La durée dépend du but du traitement, du suivi nécessaire, des obligations légales et d’un éventuel besoin de preuve. Il n’existe pas de durée unique pour toutes les données.

• Demandes sans suite : les échanges sont conservés le temps de traiter la demande et de permettre son suivi raisonnable, puis supprimés ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus utiles.
• Mandats et relations professionnelles : les documents utiles sont conservés pendant la relation puis pour les obligations de conservation et les délais de preuve applicables. Les pièces comptables soumises à l’article 958f du Code des obligations sont conservées dix ans à compter de la fin de l’exercice concerné ; ce délai ne s’applique pas indistinctement à toutes les données.
• Candidatures non retenues : le dossier est supprimé lorsqu’il n’est plus nécessaire. Une conservation temporaire après la clôture peut être justifiée pour répondre à une contestation, généralement jusqu’à trois mois après un refus, sauf litige ou autre justification particulière. Une conservation en vue d’autres possibilités fait l’objet d’un accord séparé et limité dans le temps.
• Candidature suivie d’un engagement : seules les informations nécessaires rejoignent le dossier de collaboration ou de personnel, avec les règles propres à cette relation.
• Données techniques : leur conservation dépend de leur fonction de sécurité, de fonctionnement ou de statistique et des cycles de conservation du service concerné.

Une suppression dans les outils actifs peut être suivie d’un effacement différé dans les sauvegardes, selon leur cycle de renouvellement. Les données conservées uniquement à des fins légales ou de preuve ne doivent pas être réutilisées pour une autre finalité incompatible.

10. Cookies et mesure d’audience

Odoo utilise des cookies nécessaires au fonctionnement du site, notamment pour la session, la sécurité, les préférences de navigation et l’enregistrement de vos choix. La barre de cookies permet de choisir les seuls cookies essentiels ou d’autoriser les cookies optionnels. La page consacrée aux cookies explique ces choix.

Nous utilisons Plausible Analytics, intégré et hébergé par Odoo, pour comprendre la fréquentation du site et améliorer son contenu. Cet outil présente des statistiques sur les pages consultées, la provenance des visites et les caractéristiques techniques de navigation. L’intégration Plausible fonctionne sans cookies de mesure d’audience ; le refus des cookies optionnels ne signifie donc pas nécessairement l’arrêt de toute statistique de fréquentation.

Google Analytics n’est pas activé dans la configuration actuelle du site. Un lien vers LinkedIn ou un autre site tiers ne signifie pas que vous disposez d’un compte chez ce tiers ; si vous suivez ce lien, sa propre politique s’applique. Les contenus tiers qui utilisent des traceurs sont soumis aux choix et mécanismes de blocage disponibles sur le site.

Vous pouvez aussi limiter ou effacer les cookies dans votre navigateur. Le blocage des cookies nécessaires peut empêcher certaines fonctions, notamment la connexion.

11. Protection et confidentialité

ETC organise les accès et les échanges en fonction des besoins des personnes et de la sensibilité des informations. Les mesures attendues comprennent la limitation des accès, la confidentialité des intervenants, l’utilisation de connexions sécurisées et un cadre adapté pour les prestataires.

Aucun moyen technique ne garantit une sécurité absolue. Si un incident concernant des données personnelles nécessite une information ou une notification selon la loi, les démarches appropriées sont entreprises.

Pour les mandats comportant des données de santé, de personnel ou couvertes par un secret professionnel, les responsabilités, les instructions, les canaux d’échange et les mesures de sécurité doivent être définis avant la transmission. L’usage éventuel d’outils assistés par intelligence artificielle ne dispense pas de ces exigences.

12. Vos droits et vos demandes

Dans les conditions prévues par la législation applicable, vous pouvez demander l’accès aux données vous concernant, leur rectification, leur suppression ou la limitation de leur traitement. Vous pouvez également faire valoir votre opposition, retirer un consentement pour l’avenir ou demander la remise ou la transmission de données lorsque les conditions légales sont réunies.

Adressez votre demande à admin@etc-groupe.ch, en indiquant le contexte et les données concernées. Nous pouvons demander les seuls éléments nécessaires pour vérifier votre identité et éviter une divulgation à un tiers.

Les demandes d’accès sont en principe traitées gratuitement dans les trente jours. Si un délai supplémentaire, une restriction ou une exception est applicable, nous vous en informons conformément aux règles en vigueur. Une obligation légale de conservation ou un besoin de défense de droits peut limiter une demande d’effacement.

Vous pouvez également vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou à l’autorité compétente selon votre situation.

13. Évolution de cette politique

Cette politique est mise à jour si les services, les outils ou les traitements évoluent. La version et sa date sont indiquées sur cette page. Une nouvelle utilisation de données nécessitant une information particulière ou un consentement ne découle pas du seul fait de modifier ce texte.

Version du 28 septembre 2026. La législation suisse sur la protection des données et les autres règles impératives applicables demeurent réservées.